Методы управления временем в условиях многозадачности
Среди поглотителей времени особое место занимает поглотитель времени под названием «Попытка слишком много сделать за один раз». Анализ литературы позволил выявить факторы данной проблемы, а также выявить пути и методы ее решения. В основе предлагаемых методов легла авторская технология устранения поглотителей времени.
Исходная проблема заключается в следующем: сотрудник одновременно старается успеть сделать много дел. Работая в условиях многозадачности, часто переключается с одного дела на другое. Тратит много времени и сил на переключения, много раз возвращается к задаче. Снижается качество исполнения, уходит лишнее время.
Диагностика проблемы показала, что причинами проблемы могут быть следующие: информационная перегрузка, хаос мыслей в голове; неумение расставлять приоритеты; способность к быстрому переключению между задачами.
Для решения данной проблемы удобно использовать инструменты Теории решения изобретательских задач (ТРИЗ), в частности, понятие противоречия и идеального конечного результата. Противоречие можно сформулировать в следующем виде: делать много дел надо, так как работа многоплановая; делать много дел не надо, так как это истощает и требует затрат времени.
Теперь можно перейти к формулировке идеального конечного результата. Его можно определить по разному. Например, так: технология выполнения работ САМА блокирует многозадачность.
Для достижения идеального конечного результата предлагается применить следующие принципы: сокращение числа задач, с которыми работаете одновременно; тренировка концентрации на выполнении задачи до результата; отработка приоритетов.
А вот теперь можно переходить к конкретным методам достижения идеального результата. Встречайте:
- Применить инструмент «Зона хаоса». Сделать так, чтобы в конкретный момент времени внимание было приковано только к одному объекту.
- Разделить задачи на группы и привязать их к разному времени.
- Письменно фиксировать задачи и сброс их в хранилище.
- Определение периода времени, в течении которого вы не отвлекаетесь на решение других задач.
- Применение методов расстановки приоритетов АБС, метода Парето, метода Эйзенхауэра.
Известно, что любой метод можно реализовать при помощи группы средств. Покажем, какие средства можно применять для реализации методов.
- Оглядите ваш письменный стол. Скажите себе, что рабочий стол – это зона порядка. Здесь должен быть только один предмет – документ, файл на компьютере, одна книга и так далее. Все остальное уберите в другую зону, например на другой стол. Это зона хаоса. Там предметы могут лежать в бардаке. В конце дня можно навести порядок в зоне хаоса, но в течение дня они лежат в беспорядке. Что это дает? В каждый момент времени сознание работает только с одним документом. Концентрация очень высока, вы не расслабляетесь и не переключаетесь на другие задачи.
- Разделите задачи на творческие, рутинные и организационные. Определите время, когда вы хотите заниматься творчеством. В это время не занимайтесь другими задачами. Если задача является рутинной, группируйте их в однородные группы и выполняйте как на конвейере серией. Если задача организационная, трижды продумайте ее технологию. Предварительный этап организационной работы выполняйте по электронной почте.
- Заведите привычку письменно фиксировать задачу, но не бросаться сразу за ее исполнение. Задача должна встать в очередь и отстояться по крайней мере 1 минуту. За 1 минуту вы поймете, к какой группе относится задача и когда ее надо выполнять.
- Поставьте таймер на 25 минут и занимайтесь только одним делом. Либо, если задача не требует столько времени, ставьте таймер на 2 минуты или 5 минуты и концентрируйтесь только на этой задаче.
- Напишите список задач на день и против каждой задачи поставьте значки А, Б или С. В первую очередь делайте задачи группы А. Как только они будут сделаны, можете делать задачи группы Б и откажитесь от задач С. Вы удивитесь, что многие задачи группы В и С будут решены без вас.
Приведем конкретные практические иллюстрации применения данных методов и средств.
Например, вам надо разработать рекламную презентацию. Работа включает в себя несколько этапов. Творческий – разработка содержания, поиск триггеров, слоганов. Рутинная работа – создание слайдов, отработка шрифтов и картинок. Организационная работа – тестирование на фокус-группе для обратной связи. Для творчества выделите время с утра, когда вы полны сил. Сидите и накидывайте идеи, не пытайтесь сразу оформить по всем правилам. Набросали, перешли к другим творческим задачам.
Предварительный набросок идей можете отправить на критику коллегам. Получили обратную связь, скорректировали идеи. Наступило время после обеда – в режиме пониженной энергетики делаете рутину – отрабатываете шрифты, картинки. Создали презентацию, опять высылаем на тестирование. Получили обратку, корректируем презентацию. Основная идея – разбили задачи по содержанию и в каждый конкретный момент времени работаем в своем режиме – творческом, расслабленном или воспринимаем критику.
Другая ситуация. К вам подошел коллега с вопросом или начальник поставил задачу – подготовить анализ поставщиков. Срок исполнения до конца дня. Запишите задачу на стикер или сразу в электронный список. Вернулись к текущей задаче. Новая задача отстаивается. Закончили задачу, просмотрели список – что является следующей по приоритету. Делаем задачу с высоким приоритетом. За это время начальник может отменить или уточнить задачу.
Третий вариант. Поставили таймер на 25 минут, одели наушники, сделали концентрированное лицо. Все видят, что сейчас вы заняты. Для усиления эффекта напишите на листе информацию, что вы будете заняты до 11.25. Окружающие привыкнут, что легче подождать 15-20 минут, а еще лучше отправить письмо по почте. Вы ответите, примете новую задачу, но только после заданного времяблока.
Например, перед вами стоит задача – сделать анализ рынка, серию холодных звонков, проанализировать отзывы клиентов по старому проекту. Определите, что сегодня важнее – анализ рынка, отзывов или серия звонков по новому продукту. Допустим, важно сделать звонки. Решите, что сделаете 25 – 30 звонков сегодня и потратите на это 150 минут. Вы прекратите работу в зависимости от того, что наступило раньше – 25 звонков или 150 минут. Переходите к другой работе.
А как Вы управляете временем?