Методы работы с потерями времени из-за нечёткой постановки цели сотрудникам организации
“Нечёткая постановка цели” – что это?!
Среди поглотителей времени особое место занимает поглотитель времени под названием «Нечеткая постановка цели». Анализ литературы позволил выявить факторы данной проблемы, а также пути и методы ее решения. В основе предлагаемых методов легла авторская технология устранения поглотителей времени.
Исходная проблема выглядит следующим образом. Сотрудник во время работы над задачей гонится за новыми идеями, расширяет спектр задач и в итоге улетает в облака, либо наоборот, тонет в мелочах, не видит главных вещей. В итоге тормозится выполнение задачи.
Диагностика проблемы показала, что причинами проблемы могут быть следующие: ориентация не на результат, а на процесс выполнения задачи; отсутствие четкого понимания цели или ее нечеткая формулировка; неумение отслеживать цель в ходе выполнения задачи; распыление между большим числом задач.
Как бороться?
Для решения данной проблемы удобно использовать инструменты ТРИЗ, в частност, понятие противоречия и идеального конечного результата. Противоречие можно сформулировать в следующем виде: цель надо четко ставить, так как это ускоряет и структурирует работу и одновременно цель не надо ставить, так как затем придется работать над ней.
Теперь можно перейти к формулировке идеального конечного результата. Его можно определить по разному. Например, так: работа САМА создает условия для постановки цели. Или так: наши желания или нежелания САМИ провоцируют четкую постановку цели. Или так: сферы нашей жизни САМИ направляют постановку целей.
Для достижения идеального конечного результата предлагается применить следующий принцип: постановка ограничений на ряд параметров деятельности и выделение одного параметра в качестве ключевого.
Методы достижения результата
А вот теперь можно переходить к конкретным методам достижения идеального результата. Встречайте:
- Задайте уровень качества работы – высокий, выше среднего или удовлетворительный. Определите объем продукта и срок исполнения. Качество будет целевым параметром, ресурсы и срок будут ограничениями.
- Определите время, которое вы готовы потратить на работу. Время будет целевым параметром, а качество и ресурсы будут ограничениями.
- Определите объем ресурсов, который вы готовы потратить на работу. При этом время и качество продукта будут выступать ограничителями.
Средства достижения результата
Известно, что любой метод можно реализовать при помощи группы средств. Покажем, какие средства можно применять для реализации методов.
- Качество продукта определяется либо внутренними установками к совершенству, либо внешними рамками. Если документ идет сверху, подумайте – насколько важен этот документ для вашей основной функции или для ваших клиентов. Продукт важен для клиентов, задайте высокий уровень качества. Если документ неважен, снизьте планку качества. Под параметры качества определите сроки. Если требуется высокое качество, поставьте срок побольше, если меньше, поставьте меньший срок на задачу.
- Подумайте, сколько времени вы готовы потратить на ту или иную деятельность, например сон. Если вы хотите здоровый сон, то ваш сон должен длиться не меньше 8 часов. Если же это рутинная работа, то скажите себе, что вы готовы потратить на работу 1 час. Ограничение заставит вас искать новые технологии, которые обеспечат качество за этот срок. Или ограничьте рабочее время дня, например, 8 часов. Как только прозвенел таймер, вы пулей бежите из офиса. Работу надо выполнить, но у вас нет права оставаться после работы. Вы найдете способ сделать ее быстрее.
- Под предельным объемом ресурсов можно понимать машинное время, деньги, людские ресурсы, эмоции. Например, можно сказать себе, что у вас есть в распоряжении только 1 сотрудник. Вам придется определить требования к качеству работы и время, которое есть у вас.
Как использовать на практике
Приведем конкретные практические иллюстрации применения данных методов и средств. Например, вам требуется разработать отчет о достижениях прошлого. При всем уважении к достижениям надо понимать, что это достижения прошлого. Поэтому не надо почивать на лаврах и считать это архиважным документом. Осознали, что можно обойтись короткой справкой на двух листах и все, ставим точку. Сколько времени требуется, чтобы написать 2 страницы текста? Полчаса максимум. Выделяем полчаса и быстро вставляем в отчет куски текста из других документов. Завершили задачу – отправили и забыли. Думаем о будущих достижениях.
А вот если надо разработать программный документ развития отдела на будущее, здесь надо осознать, что это очень важный документ. Здесь требуется высокое качество. Помните правило десятикратных затрат – ошибка при планировании приводит к десятикратному росту затрат при внедрении. Здесь смело задаем высокий уровень качества и разбиваем работу на блоки – мозговой штурм, разработка документа, тестирование документа на удобство в работе, тестирование на готовность сотрудников воспринять идеи, корректировка документа и только затем внедрение в жизнь. Здесь нельзя жалеть времени. Пусть это будет 2-3 дня плотной работы, но документ должен быть технологичным.
Или, например, вам надо сделать серию звонков. Если вы работаете в обычном режиме, то звонки превратятся в треп и занять в целом 1,5 часа. Вы можете сказать себе, что звонки вы должны сделать за 15 – 20 минут. Это нереально при старой технологии, но доступно при новой технологии. Определите цель звонка – сообщить информацию. Как по иному можно донести информацию? По электронной почте. Пишете продуманное письмо, тестируете его на понятность и отправляете адресатам. Запрашиваете подтверждение, что письмо получено и прочитано. Все, задача решена. Если есть сотрудники, которым надо позвонить лично, то звоните, а еще лучше отправляйте СМС. Задача решена быстро только потому, что мы поставили жесткое ограничение на время задачи.
Например, перед вами стоит задача навести порядок в офисе или в каком-нибудь большом помещении. У вас только один помощник. Времени не хватит, чтобы навести порядок во всем офисе. Задайте вопрос, как обойтись с небольшим количеством сотрудников. Может вам, понадобится только часть офиса в конкретный момент времени. Это будет оперативная зона, где надо навести порядок. Ограничьте время на наведение порядка в этой зоне, например 1 час. Все, за один час вы навели порядок в конкретной зоне. Это хватает, чтобы провести собрание или встретить посетителей. Остальное можно проделать позже, когда у вас будет достаточно ресурсов.
Подводя итоги, можно отметить, что использованная технология устранения поглотителей времени обеспечила эффективные результаты.
А как Вы управляете временем?
