Действия, за которые никто не готов платить. Часть 2.
Сказка о потерянном времени
«Сказка о потерянном времени» — произведение Евгения Шварца, в нем показана история нескольких нерадивых учеников и учениц. Они попали в переделку из-за собственной лени и пустым занятиям. Думаю, многим знакомо. Сказку разбирать не будем. Разберем сегодня одну из самых продвинутых для понимания потерь:
Излишняя обработка
Она появляется когда мы хотим сделать лучше, чем нам говорят. Излишняя обработка не добавляет ценности к продукту или услуги в силу того, что клиенту эта ценность не нужна. Клиент (руководитель, постановщик задач) платит за конкретный продукт (поручение, задание). Излишняя обработка приводит к потреблению большего количества ресурсов, чем требуется для изготовления продукта или предоставления услуги, чем необходимо для выполнения того или иного задания
Основные причины излишней обработки:
- нечеткие требования заказчика
- неправильное восприятие исполнителя того объема и требований, которые необходимо выполнить
Зачастую нам кажется, что если мы будет делать тщательнее, медленно, но верно – мы на правильном пути. Но нет! Фокус в данном случае – это четкое понимание требований к выполнению работ как со стороны исполнителя, так и постановщика задачи
Примеры излишней обработки:
- Повторное внесение данных или заполнение похожих отчетов
- Инспекции или проверки документов
- Многочисленные согласования и утверждения документов
- Предварительные сверки результатов или проверки отчетов
- Подготовка несколько вариантов презентаций и докладов
Как научиться минимизировать излишнюю обработку ?
- учиться понимать требования заказчика
- задавать уточняющие вопросы по конечному качеству (в большинстве случаев время играет ключевую роль!)
- не думать, что вы «умнее» заказчика
- применять технологии линтеха
Запас карман не тянет
Запас карман не тянет – пословица говорит о том, что надо иметь в жизни какой-то материальный запас, чтобы не оказаться в случае каких-то жизненных проблем без материального подспорья. Пословица зрит в корень, и мотивирует к нахождению оптимального баланса между излишками (уровнем запаса) и упущенными продажами (потенциальными и реальными проектами). При этом в практике как личного, так и корпоративного развития существует масса алгоритмов расчета оптимального запаса. Однако, жизнь вносит свои коррективы
К примеру, с того момента как в мире началась пандемия и карантин — прогнозировать спрос стало еще сложнее: потребители прекратили покупать одни товары, и в тоже время стали активно покупать другие. Предпринимателям приходится ежедневно мониторить ситуацию и быстро реагировать на любые изменения.
Сейчас можно выделить три группы товаров:
- Первая группа — это прежде всего товары по которым резко и непредсказуемо меняется спрос
- Вторая группа — это товары регулярного спроса
- Третья группа — товары, по которым спрос упал.
Второй важный фактор – на рынке есть две очень серьезные проблемы: перебои в поставках у поставщиков и существенное повышение закупочных цен. Возникает потребность в новых компенсациях управления запасами в каждой из этих категорий. Об этом будем дальше говорить, отвечая на вопросы:
- Как работать с товарами по которым непредсказуемо меняется спрос.
- Эффективная работа с товарами регулярного спрос.
- Как работать с товарами на которые упал спрос.
Поспешишь – людей насмешишь
Смысл заключается в том, что спешка чаще всего приводит к плохим результатам. Плохие результаты – тоже результаты, но они никому не нужны. А значит время и ресурсы потрачены зря, процесс становиться более дорогим. Сегодня про дефекты, брак, несоответствие в процессах – шестой тип потерь. Это результаты работы, не соответствующие установленным требованиям:
- технологии производства
- заказчика
- рыночному запросу
- процессу развития
Причины
- качество входных ресурсов (сырье, материалы, информация, установка)
- работоспособность технологической системы
- эффективность и результативность системы управления
- эргономика условий работы
- непрофессионализм команды
Примеры в офисе:
- Редактирование и правка документов
- Ошибки при внесении данных
- Отсутствующие записи или утерянные документы
- Повторная подготовка утерянных или испорченных документов
- Переделывание презентаций или текстов докладов
Основное: В современном турбулентном мире важно принимать решения спокойно и тщательно обдумав. Думаю здесь стартовая точка работы над данным типом потерь
Причины:
1. качество входных ресурсов (сырье, материалы, информация, установка), источник, входной контроль качества, альтернативы поставщиков
2. работоспособность технологической системы, работоспособность оборудования, информационных систем, техническое обслуживание и ремонт
3. эффективность и результативность системы управления, технология производства (обработки, подготовки), методы и подходы, влекущие брак, система принятия заведомо неверных решений
4. эргономика условий работы, организация рабочих мест, условия труда, информационная обеспеченность
5. непрофессионализм команды, недостаток компетенций, система мотивации
Лишние движения и красивая фигура
Лишние движения – это любые перемещения сотрудников, которые не добавляют ценности продукту или услуге, а увеличивают время протекания процессов и соответственно их стоимость. Я за лозунг «Движение – жизнь», 10000 шагов всегда на пользу, но только не для бизнеса, так как лишние движения – это ожидания клиентов, партнеров и других заинтересованных лиц
Причины:
- недостаточное оснащение рабочих мест
- хаотичность организации рабочих процессов
- ограниченность использования цифровых технологий (цифровая печать, электронные договора, онлайн совещания и др.)
- отсутствие стандартов работы
- нарушение трудовой дисциплины
Если на производстве и офисе можно потери увидеть, обратив внимание на то, кто и зачем перемещается в рабочем пространстве, при работе в информационных системах и не сразу их выявишь, так как физически сотрудник не покидает своего рабочего места: сидит и сидит на удобном кресле, занимаясь между тем:
- Поиском необходимых файлов или документов
- Сверкой данных в различных системах учета
- Перенабором данных с бумажного носителя в электронный вид, из одной системы в другую, в разные формы документов
- Отправлением одной и той же информации по несколько раз
- Подготовка одной и той же информации на разные запросы или от разных адресатов
Это как раз тот момент, когда лишние движения не обеспечивают красивую фигуру. Классически работа с потерями требует хронометража времени. Без оцифровки таких операций трудно будет сокращать их. Однако, есть подходы, которые обходятся и без хронометража. О них будем дальше вести разговор
Потенциал роста
Рассмотрим неиспользованный человеческий потенциал не глазами человека, это тема и требует отдельного подхода и контента. Рассмотрим ее с точки зрения бизнеса. Японцы неиспользованный человеческий потенциал относят к одной из видов потерь в бизнесе. Это исключение личных качеств, знаний, умений и навыков сотрудника из выполняемой им работы.
Потери нереализованного человеческого потенциала чаще всего возникают, когда от сотрудника ждут исключительно выполнения рутинных операций, руководитель не прислушивается к подчиненным, если любая деятельность жестко регламентируется внутренними стандартами, правилами или должностными обязанностями и т.д.
Актуальным данный вид потерь связан с системой постоянного совершенствования, в основе который самый ценный ресурс – это люди. Понять уровень потенциала своей команды не всегда просто и очевидно, себя то понять иногда проблемно. Высший пилотаж в этом: живая система «ЗАДАЧА – РЕЗУЛЬТАТ – ДИНАМИКА». Такая система реализована во многих цифровых системах по управлению, где представлены нормирование и хронометраж выполнения поручений
Несколько вопросов по оценке потенциала сотрудников:
- Как часто сотрудники проходят обучение?
- Критикуют ли сотрудники графики и организацию процессов в офисе и производстве?
- Поддерживаете ли вы систему рац. предложений в компании?
- Имеются ли проектные группы в компании?
- Имеется ли система внутреннего обучения и наставничества?
Результативным методом оценки персонала компании может – проведение стратегических сессий и участие в них специалистов: можно и увидеть поведение сотрудника и его результат на поставленную задачу
А как у Вас с потерями?
