Методы борьбы с отсутствием приоритетов в делах в деятельности сотрудников организации
Среди поглотителей времени особое место занимает поглотитель времени под названием «Отсутствие приоритетов в делах». В данной статье выявляются факторы данной проблемы, а также пути и методы ее решения. В основе предлагаемых методов легла авторская технология устранения поглотителей времени.
Исходная проблема выглядит следующим образом. У сотрудника слишком много дел, которые необходимо решить. Он не успевает. Это приводит к откладыванию дел, раздражению, усталости. Диагностика проблемы показала, что причинами проблемы могут быть следующие: желание успеть все сделать самому; нет делегирования полномочий; безотказность в решении чужих проблем; решение срочных, но не важных дел.
Для решения данной проблемы удобно использовать инструменты ТРИЗ, в частности, понятие противоречия и идеального конечного результата. Противоречие можно сформулировать в следующем виде:
Расставлять приоритеты НАДО, чтобы уменьшить стресс.
Расставлять приоритеты НЕ НАДО, так как это сложно.
Теперь можно перейти к формулировке идеального конечного результата. Идеальный конечный результат – задачи САМИ выстраиваются и поступают в порядке приоритетов.
Для достижения идеального конечного результата предлагается применить следующий принцип: сократить общее время решения задач до времени, которое есть у нас. Можно переходить к конкретным методам достижения идеального результата. Встречайте:
- Сократить время на решение задачи, при этом все задачи сохраняются.
- Делегирование задач другому субъекту.
- Приоритетную задачу решать в штатном режиме, остаток времени посвятить другим задачам.
- Блокирование части задач.
- Создать условия, при которых задачи сами себя решают, либо решение одной задачи влияет на решение другой.
- Идти за ситуацией, получая выигрыш.
Известно, что любой метод можно реализовать при помощи группы средств. Покажем, какие средства можно применять для реализации методов.
1.1. Изменение технологии решения задачи.
2.1. Выбор субъекта и метода делегирования.
3.1. Приоритетная задача решается как обычно, а оставшиеся решатся за счет делегирования и новых технологий.
4.1. Создание условий, когда простые задачи не будут доходить до вас.
5.1. Решение приоритетных задач сразу решает второстепенные задачи.
6.1. Рационально обдумать возможную выгоду, преимущества. (Не можешь изменить ситуацию – подстрой ее под себя).
Для наглядного понимания приведем конкретные практические иллюстрации применения данных методов и средств.
1.1.1 Овладеть новыми технологиями – десятипальцевой печатью, техникой скорочтения, методами сжатия информации, постановки ключевых вопросов.
1.1.2. Использование шаблонов документов (деловые письма, предложения).
1.1.3. Решайте приоритетную задачу как умеете. Нехватка времени на другие задачи заставит вас придумать новую технологию их решения.
1.1.4. Применение высокоскоростного Интернета, браузера.
1.1.5. Формирование команды, которой можно делегировать задачи.
2.1.1. Овладение техникой делегирования на основе 7 вопросов для выдачи поручения (что?, кто?, как?, С помощью чего?, когда?, где?).
3.1.1 Применить методы Эйзенхауэра, Друкера, Парето, АБВ для приоритизации задач. Метод Эйзенхауэра делит задачи на срочные, несрочные, важные, неважные (рис. 1).
Несрочно | Важные Несрочные | Неважные Несрочные |
Срочно | Важные Срочные | Неважные Срочные |
Важно | Неважно |
4.1.1. Блокировать часть задач, выданных извне. Применить «итальянскую забастовку» (делать работу медленно, что приведет к отмене задачи).
4.1.2 Жестко сказать «нет».
4.1.3. Сослаться на нехватку времени.
4.2.1. Блокирование задач, выданных самому себе. Исключить возможность решения неприоритетной задачи (например, отключить Интернет).
4.2.2. Понять, что выполнение конкретной задачи не требуется.
5.1.1. Посещение в социальных сетях определенных страниц, например, целевой группы «Худеем, вкусно» для доступа к технологиям снижения веса.
6.1.1. Овладение новыми навыками. Например, если по просьбе сестры посидеть с ребенком, можно научиться ухаживать за ребенком.
6.1.2. Повышение авторитета в глазах окружающих. Окружение осознает, что вам можно доверить ребенка, а значит и любое ответственное дело.
6.1.3. Отработка имеющихся навыков. Например, научиться готовить блюда для малышей. В процессе обучения повышается самооценка.
А как у Вас управляют временем?