Как эффективно выполнять рутинную работу?
Среди поглотителей времени особое место занимает поглотитель времени под названием «Рутинная работа». Анализ литературы позволил выявить факторы данной проблемы, а также выявить пути и методы ее решения. В основе предлагаемых методов легла авторская технология устранения поглотителей времени.
Исходная проблема заключается в следующем: Большой объем черновой работой, нежелание заниматься рутиной при выполнении проекта, приводящее к отвращению к проекту, срыву сроков, или отказу от проектов.
Диагностика проблемы показала, что причинами проблемы могут быть монотонность такой работы, а также отсутствие смысла в самой работе. Для решения данной проблемы удобно использовать инструменты Теории решения изобретательских задач (ТРИЗ), в частности, понятие противоречия и идеального конечного результата.
Противоречие может было сформулировано в следующем виде:
1. Проект требует большого объема рутинной работы, соответственно высоких затрат эмоциональной энергии, воли и времени.
2. Воля достаточно слаба, эмоциональная энергия быстро кончается.
То есть налицо противоречие между длительностью РУТИННОЙ работы и РЕСУРСОМ ВОЛИ! Графически данной противоречие можно так
Сформулируем идеальный конечный результат для данной проблемы: Проект должен быть сделан и оформлен по всем правилам в требуемое время и качественно без затрат эмоциональной энергии.
Для достижения идеального конечного результата предлагается применить следующие методы:
1. Сокращение длительности рутинной работы до времени действия воли. Графически снятия противоречия в этом случае показано на следующем рисунке:
Как сделать данный метод на практике:
- Автоматизация рутинной работы.
- Ликвидация лишних рутинных операций.
- Объединение операций.
2. Увеличение времени действия воли до периода рутинной работы. Графически снятия противоречия в этом случае показано на рисунке:
На практике реализация метода проходит следующим образом:
- За счет включения расслабляющей музыки во время работы.
- Тренировки навыка концентрации.
- Сознательное блокировка позывов бросить работу («стиснуть зубы»).
- Изменение эмоциональной окраски работы на позитивную.
3. Одновременно сокращение рутины работы и рост времени действия воли. Графически снятие противоречия показано на рисунке:
Практически здесь можно применить следующие инструменты:
- За счет автоматизации рутины (повышаем технологичность работы).
- Изменение эмоциональной окраски работы на позитивную (работаем через положительные эмоции).
4. Замена субъекта с слабой волей на субъекта с сильной волей. Графически снятие данного противоречия представлено на рисунке
Практически здесь можно применить следующие инструменты:
- Делегирование рутинной работы другому лицу за соответствующую плату (если есть, кому делегировать и есть чем платить).
- Совместная работа над рутинными операциями (использованием феномена групповой воли).
Как видим, решение проблемы рутинной работы может происходить как минимум через четыре разных направления. Каждое направление отличается своим ресурсом и способами реализации, поэтому разные специалисты могут подбирать тот инструмент, который удобен конкретно им в работе.
А как у Вас с рутинной работой?
